Archiviazione ottica digitale | contabilmenteag-net

Servizio di archiviazione ottica / archiviazione digitale
dei documenti cartacei

Utilità del servizio
Diminuzione degli spazi occupati e dei carichi materiali;
Diminuzione del tempo di accesso e ricerca;
Riduzione dei costi di locazione delle aree;
Riduzione dei costi di pulizia, sanificazione, antincendio e derattizzazione;
Riproducibilità infinita dell’immagine originale;
Uniformità delle dimensioni dei singoli documenti;
Catalogazione razionale e adatta alle esigenze del committente.

Plus
Disponibilità dell’intero archivio su supporti locali, compatibili con tutti i Sistemi Operativi;
Possibilità di accesso da reti esterne, clouding;
Memorizzazione e consultazione da/con sistemi mobili (telefoni, pad, ecc.);
Controllo dei livelli di accesso per gli utenti.

Modalità e costi del servizio
Prelevamento documentale periodico e costante;
Servizio di acquisizione immagini e creazione Data Base in sede esterna;
Su richiesta il servizio può essere allestito in cantiere presso il Committente;
Costo minimo orario applicato in rapporto all’unità di tempo, in proporzione al volume di documenti acquisiti in forma digitale;
Personale qualificato;
Garanzia di riservatezza, rispetto delle clausole di segretezza e privacy, dei diritti d’autore;
Riordino dell’archivio originale nella forma corretta (e/o pregressa);
Preventivi dettagliati ante stipula convenzione/mandato d’incarico;
Condizioni del servizio personalizzate per le esigenze del committente

L’insieme dei files che costituiscono l’intero archivio potranno così costituire una massa di dati consultabile anche da luoghi esterni e distanti dalla propria sede di lavoro, immediatamente resa disponibile tramite un pratico sistema di clouding:

…che fornisce l’immagine (ed i dati contenuti e rilevabili) in modo indipendente, a dispositivi diversi, con sistemi operativi anche differenti fra loro…

Criteri d’informazione adottati per l’archiviazione ottica e digitale dei documenti acquisiti

L’operatore effettua ad un’analisi sommaria, ma dettagliata di ogni singolo documento, rilevandone su un Data base informatico le sue caratteristiche ed i dati essenziali di catalogazione.

Procede poi ad acquisire l’immagine completa del documento, con tutte le pagine che lo compongono e provvede a contrassegnare il file d’immagine con un codice contenente le indicazioni essenziali di annotazione nel Data Base.

I files prodotti sono archiviati in Directory organizzate in una gerarchia attinente alla tipologia degli originali trattati ed in ultimo “agganciati” al Data Base di rilevazione.

Qual è il prodotto finale a lavoro concluso?

Un repertorio informatico contenente l’indicazione analitica dei documenti archiviati che permette di reperirne istantaneamente l’immagine, poterla visionare in ogni sua parte, come l’originale (e a volte meglio), poterla stampare e duplicare, poterla inviare per posta elettronica ecc…;
Un completo archivio organizzato di immagini in duplice copia (per sicurezza);
Un archivio di originali (ri)ordinato e pronto per una sede di conservazione adatta e più economica, concentrata, sicura;

Un sistema clouding con accesso selezionabile per tipologia e fascia di utente alla consultazione.